Process mining inzetten voor audit

Process mining inzetten voor audit? In deze blog vertellen we nog eens kort wat process mining is, welke data je hiervoor nodig hebt en besteden we aandacht aan de mogelijkheden die process mining biedt voor auditors. Wij denken dat process mining voor zowel internal als external auditors een hulpmiddel is om meer inzicht te krijgen in processen.

Wat is process mining?

Process mining is een techniek die gebruik maakt van data uit een zogenaamd event log. Op basis van deze log data visualiseert het process mining algoritme het feitelijke procesverloop. Hierdoor wordt het werkelijke procesverloop zichtbaar, inclusief alle zogenaamde olifantenpaadjes (het overslaan van een of meerdere processtappen) en loops (het herhaaldelijk uitvoeren van een of meerdere processtappen).

Welke data heb je nodig?

Het bestand dat je nodig hebt om te kunnen process mining noemen we een event log. Je hebt minimaal de volgende elementen nodig om het algoritme zijn werk te kunnen laten doen:

• Case ID: Een uniek kenmerk op basis waarvan je processtappen kunt koppelen aan een ‘case’. Bij een case kun je denken aan een inkooporder, een change, een serviceverzoek, etc. Het case-ID zou bij deze voorbeelden bijvoorbeeld het inkoopordernummer, change request ID en serviceverzoeknummer kunnen zijn.
• Activity: De processtappen die zijn uitgevoerd én gelogd bij de afhandeling van een bepaalde case.
• Timestamp: De datum en het tijdstip waarop een processtap voor een specifieke case is afgerond.

Naast deze drie essentiële elementen kun je nog allerlei aanvullende informatie toe (laten) voegen aan het event log indien beschikbaar. Voor audit zien we dat de volgende elementen vaak relevant zijn:

• Timestamp (start): De datum en het tijdstip waarop met een processtap voor een specifieke case wordt gestart.
• Resource: De persoon die de processtap heeft uitgevoerd. Afhankelijk van bedrijfsbeleid is het natuurlijk ook mogelijk naar bijvoorbeeld functies te kijken in plaats van personen.
• Value: Op het gebied van audit zijn inkoop- en verkoopprocessen the usual suspects. Door de waarde van de orders mee te nemen in het event log kun je bij uitzonderingen ook direct zien welke financiële waarde hiermee gemoeid is gegaan.

Kenmerkend voor een event log is dat voor iedere processtap bij een case een aparte regel in het bestand staat.

Process mining inzetten voor audit

Process mining biedt veel kansen op het gebied van audit. Allereerst krijg je door middel van process mining een objectief beeld van een proces gebaseerd op de afhandeling van alle cases in een bepaalde periode. Naast de concrete mogelijkheden die hieronder worden genoemd geeft process mining auditors handreikingen om het gesprek met personen betrokken bij de uitvoering van het proces aan te gaan. Onze ervaring is dat mensen enthousiast raken over wat ze zien, dat ze de visualisatie op van het processen herkennen op basis van een onderbuikgevoel en/of ook graag willen weten waarom een bepaalde activiteit of pad wordt weergegeven.

• IST-SOLL: Vergelijk het procesmodel op basis van een procesbeschrijving met het procesmodel dat is gevisualiseerd op basis van de data uit het event log. Het overslaan van processtappen, het uitvoeren van processtappen in afwijkende volgorde of het herhaaldelijk uitvoeren van processtappen wordt direct inzichtelijk.
• Functiescheiding: Een van de krachtigste functies van process mining voor audit. Ga met een paar eenvoudige kliks na of die specifieke activiteiten inderdaad niet door dezelfde personen en/of functies worden uitgevoerd.
• Olifantenpaadjes: Het overslaan van een bepaalde processtap.
• Vierogenprincipe: Controleer of die benodigde review door een tweede persoon inderdaad altijd is uitgevoerd.
• ‘Snelle’ goedkeuringen: Filter de cases uit waarbij een specifieke processtap binnen x-aantal seconden of minuten is uitgevoerd. Hiervoor heb je twee timestamps nodig (event start en event end).
• etc.

Een laatste opmerking ten aanzien van het gebruik van process mining in de audit: wij hebben het heel bewust altijd over een observatie en niet directie over een bevinding. De uitzonderingen die je met process mining boven tafel haalt zijn wat ons betreft aanleiding tot een gesprek. De munitie om de juiste vragen te kunnen stellen.

Over de uitdagingen rond process mining op het gebied van audit schrijven we binnenkort een separate blog!

Meer informatie?

Wil je meer lezen over hoe je process mining kunt inzetten voor audit, kijk dan eens op deze pagina of neem vrijblijvend contact met ons op.