“Hoe sneller je afwijkingen signaleert aan de voorkant, hoe minder je aan het eind van de rit hoeft op te ruimen. Daarnaast voorkomt het dat er kostbare tijd besteed wordt aan zaken die onnodig zijn.” Een dergelijke stelling geldt zeker ook voor compliance; werken in overeenstemming met wet- en regelgeving. Wat we daarmee bedoelen leggen we graag uit aan de hand van een herkenbaar voorbeeld; het afsluiten van een hypotheek.
Het routinematige wordt steeds meer geautomatiseerd
Dit hypotheek voorbeeld staat niet op zichzelf, maar is vergelijkbaar met allerlei andere business processen die geautomatiseerd worden. In dit specifieke geval moet de kredietverstrekker, vaak een bankinstelling, voldoen aan wettelijke eisen die zijn opgelegd door De Nederlandsche Bank (DNB). Vervolgens begint de speurtocht naar alle benodigde paperassen om de hypotheek rond te krijgen. Loonstroken, werkgeversverklaringen en mogelijk informatie over lopende kredieten moeten digitaal worden aangeleverd. Ben je ZZP’er dan zul je duidelijk moeten maken hoeveel salaris je maandelijks aan jezelf uitkeert en zal de bank om loonbelastingaangifte overzichten van een aantal jaren vragen. De meeste kredietverstrekkers hebben hun processen inmiddels zo ingericht dat alles automatisch in een digitaal bakje wordt gestopt. Op die manier kunnen zij precies duidelijk maken dat alles volgens de regels verloopt en men compliant is.
Maar is dat voldoende om ook compliant te blijven?
Wat voor ons allemaal geldt is dat we in een maatschappij leven die steeds sneller verandert. De uitdaging is daardoor steeds vaker om te bepalen wat nu precies in het primaire proces thuishoort en wat je in het voorbeeld hierboven in ‘een hypotheektool’ automatiseert. Als je er telkens voor kiest om toevoegingen te maken op je primaire proces dan ben je in feite constant aan het sleutelen. Het risico bestaat dat het primaire proces te complex en onoverzichtelijk wordt. Een primaire puinhoop dus.
Flexibele aanvullende scenario’s
Wij geloven dat er rondom compliance op veel plekken aanvullende flexibele scenario’s nodig zijn. Die hoef je niet altijd in het primaire proces te stoppen, maar leveren wel gedurende een bepaalde periode extra voordeel op. Laten we eens teruggaan naar de hypotheekaanvraag. Zo krijg je bij bepaalde banken korting op de hypotheekrente als de rekening waarop het salaris gestort wordt ook van deze bank is. Een aanvullend scenario kan zijn dat je tussentijds ook een geautomatiseerde toets doet of dat salaris daar ook daadwerkelijk op binnenkomt. Anders is de gegeven korting onterecht. Of wellicht is het wel zinvol om automatisch een kort bericht naar een klant te sturen ter herinnering dat er nog bepaalde stukken aangeleverd moeten worden. Tot slot zou er een aanvullend scenario gemaakt kunnen worden om boven een bepaalde hoogte van een hypotheekaanvraag automatisch een peerreview te starten. Dan wordt er met een extra kritische blik door andere financiële dienstverleners meegekeken of er wel of niet een akkoord op de hypotheekaanvraag gegeven kan worden.
Legio voorbeelden
Compliance automatiseren, waarbij we samen bepalen wat primair is of tijdelijk, kent vele voorbeelden. Denk bijvoorbeeld aan tijdelijke kortingsacties of kick-back fee’s van distributeurs of resellers. De administratie daarvan kan best uitdagend zijn en voor onoverzichtelijk grote Excel sheets zorgen. De kans dat je dan een foutje maakt en plotseling niet meer compliant bent neemt daardoor toe…
Eens doorpraten?
Organisaties helpen om vanuit de juiste data compliant te zijn. Dat is waar wij onze dagelijkse passie uit halen. Zullen we samen eens sparren wat je wel of niet in je primaire proces zou moeten stoppen als het om compliance gaat? Het kan ongetwijfeld (nog) slimmer en overzichtelijker, zodat je tijd overhoudt voor innovatie.
Conify- Control, Comply, Innovate!
