Je hebt waarschijnlijk de term process mining al eens voorbij horen komen, maar wellicht heb je nog geen duidelijk beeld bij wat deze term precies inhoudt, en wat de mogelijkheden zijn van deze techniek.
Hoewel wij als sinds 2010 werken met process mining, merken wij dat de interesse de laatste jaren sterk is toegenomen. Dit blijkt ook onderstaande afbeelding, die het zoekverkeer wereldwijd van process mining tussen 2010 en 2021 weergeeft:
Bron: Google Trends.
In deze blogpost bespreek ik de vragen over process mining die wij het meest ontvangen. Mocht je een vraag hebben die hier niet voorkomt, dan kun je deze stellen als reactie onderaan deze pagina. Uiteraard kun je ook direct contact met ons opnemen.
Ik heb al eerder geschreven dat de tools die wij gebruiken om met data aan de slag te gaan voor ons onderdeel zijn van een creatief proces. Een creatief proces dat:
- Ons leidt naar een vaste set van analyses die bijdragen aan dagelijkse grip op processen;
- Gebruik maakt van data en toch in staat is het business proces centraal te stellen;
- Direct gespreksstof geeft aan een proceseigenaar, directeur of auditor;
- Helpt mooie dialogen te voeren over ‘wat gaat goed?’ en ‘wat gaat minder goed?’;
- Helpt te benoemen welke controls effectief zijn maar ook bijdraagt aan het reduceren van controlepunten als die niet relevant blijken te zijn, omdat ze bijvoorbeeld niet bijdragen aan het beperken van een risico of veelvuldig omzeild worden.
In deze blog ga ik niet te diep in op de tools, maar deel ik wel graag wat process mining als techniek inhoudt.
Wat is process mining?
Process mining is een techniek die op basis van operationele data het feitelijke bedrijfsproces weergeeft in een procesdecompositie. Je zou het kunnen vertalen als de dynamische vorm van Microsoft Visio, maar dan op basis van echte procesdata. Hierdoor wordt de werkwijze binnen het proces, inclusief alle stappen, duidelijk zichtbaar. Tevens worden uitzonderingen (die we ook wel ‘olifantenpaadjes’ noemen) en afwijkingen getoond.
Process mining is een techniek die op basis van operationele data het feitelijke bedrijfsproces weergeeft in een procesdecompositie.
Bovenstaande uitleg wordt duidelijker met behulp van voorbeelden. In dit geval twee voorbeelden van hoe process mining ingezet kan worden om verschillende onderzoeken uit te voeren op de verstrekking van hypotheken.
Voorbeeld 1
Een hypotheekaanvraag dient vanwege de hoogte van de hypotheeksom door een tweede persoon te worden goedgekeurd. Het systeem dwingt deze goedkeuring af. Door de aanvraag aan te maken met een lagere hypotheeksom en achteraf te wijzigen kan deze tweede goedkeuring omzeild worden.
De omzeiling zoals hierboven beschreven wordt direct zichtbaar met de inzet van process mining. De opdrachtgever kan vervolgens een aanpassing maken in het proces en de medewerker hierop aanspreken.
Voorbeeld 2
In een willekeurige maand zijn 764 hypotheekaanvragen binnengekomen. De productie van deze maand (het aantal afgesloten hypotheken) is 221. In totaal zijn 436 aanvragen door het proces heen gegaan en conform proces gesloten. Het is dus niet duidelijk wat er is gebeurd met 764 – (221 + 436) = 107 hypotheekaanvragen.
Process mining laat direct visueel zien in welke stappen het proces voor deze 107 aanvragen ‘uitgevallen’ is. De proceseigenaar kan vervolgens kiezen of deze uitval terecht is, of dat er grondiger onderzoek gedaan moet worden. Onderzoek naar achterliggende redenen kan gedaan worden door stappen in het proces op detailniveau te bekijken.
Wat levert process mining ondernemingen op?
Zoals de voorbeelden hierboven illustreren geeft process mining ondernemingen grip op processen. Op basis van feitelijke data geeft process mining inzicht in:
- Hoe processen zijn georganiseerd;
- Welke medewerkers bij processen en controlehandelingen zijn betrokken;
- Hoe transactiestromen worden gemanaged;
- Wat de kwaliteit van interne beheersing is;
- Of inherente risico’s zich daadwerkelijk hebben gemanifesteerd.
Is process mining eenvoudig toe te passen?
Het gebruik van process mining in de praktijk neemt snel toe. Om aan de slag te gaan met process mining zijn eigenlijk maar drie dingen nodig:
- Een event log;
- Een process mining softwaretool;
- Een medewerker met de skills en de kennis om process mining goed uit te voeren.
Event log
Een event log kan het best worden omschreven als een databestand met minimaal drie velden:
- Een unieke kenmerk om activiteiten per ‘Case’ te kunnen bundelen (bijvoorbeeld het nummer van de hypotheekaanvraag);
- Namen van activiteiten die zijn uitgevoerd (bijvoorbeeld ‘goedkeuring 1’);
- Timestamps (het moment waarop het event plaats vond).
De hoeveelheid data die nodig is om aan de slag te gaan met process mining is beperkt, toch kan process mining grote waarde opleveren. Hierbij geldt wel: Hoe meer informatie een event log bevat, hoe meer inzichten process mining kan bieden.
De hoeveelheid data die nodig is om aan de slag te gaan met process mining is beperkt, toch kan process mining grote waarde opleveren.
Een process mining softwaretool
Er zijn verschillende soorten process mining softwaretools op de markt.
Wanneer je met process mining aan de slag wenst te gaan kun je uiteraard zelf verschillende tools uitproberen om erachter te komen welke tool voor jou het beste werkt. Neem contact met ons op voor een overzicht van de verschillende process mining tools die op dit moment op de markt zijn.
Een medewerker met de skills en de kennis om process mining goed uit te voeren
Alhoewel process mining een minder steile leercurve heeft dan veel andere data-analyse technieken moeten er toch skills opgedaan worden om process mining softwaretools (goed) te kunnen gebruiken. Hierbij onderscheiden wij de volgende opties:
- Zelf leren. Dit kan bijvoorbeeld door documentatie van tools te lezen of door forums op het internet af te speuren. Houd er rekening mee dat deze manier van leren veel tijd in beslag kan nemen.
- Een training volgen. Door een training te volgen doe je in één of twee dagen alle benodigde skills op om direct aan de slag te gaan met process mining. Wanneer je gebruik maakt of gebruik wilt maken van process mining kun je bij ons een classroom of incompany training volgen. Bekijk ook onze trainingskalender voor een overzicht van onze trainingen.
